Qu'ont en commun un consultant en urbanisme, un conseiller financier et un auteur de romans policiers ?
Ils ont bâti leur carrière sur une expertise pointue, un réseau étendu et une disponibilité sans faille, même à toute heure. Entrepreneurs ambitieux et indépendants, ils aiment gérer leur entreprise à leur guise. Ce sont également d'excellents orateurs. Leurs journées sont rythmées par des appels clients, des négociations, des consultations et des entretiens.
Et ils ont vraiment besoin d'un assistant administratif.
Dave Williams est tout cela à la fois. Il a trouvé son assistant dans un appareil de la taille d'une carte de crédit.
Un homme, deux entreprises, zéro frais généraux
Basé à Surprise, en Arizona, Dave dirige W3 Planning depuis plus de 10 ans. Son entreprise est spécialisée dans les études de zonage et rédige des rapports juridiques détaillés pour les prêteurs évaluant des complexes d'appartements, des sites industriels, des maisons de retraite et autres centres commerciaux. C'est un travail méticuleux et hautement spécialisé. Un dossier de cinq centimètres d'épaisseur n'est pas rare, tout comme une liste de cinq pages recensant les exigences réglementaires.
Sa deuxième activité est le conseil en gestion de patrimoine. Dave travaille comme agent indépendant agréé et privilégie l'éducation à la vente. Chaque séance dure environ une heure et se déroule sans préparation prédéfinie. Dave comprend que chaque client est unique et souhaite adapter ses recommandations à ses besoins spécifiques.
Entre ses deux entreprises, Dave est constamment sur le qui-vive. Pas d'horaires fixes. Si un client veut lui parler à 20h, il répond présent. C'est ce qui le distingue, et c'est aussi ce qui rend la gestion administrative si exigeante. Chaque appel génère des actions à entreprendre. Chaque réunion donne lieu à des engagements. Et pendant des années, Dave a tout consigné manuellement.
« Des centaines et des centaines de notes », a-t-il dit. « Toutes manuscrites. »
La recherche d'un système plus performant a conduit Dave à Plaud. Ce système lui a permis de retrouver ce qui manque cruellement à tout entrepreneur indépendant : du temps. Moins de tâches administratives, plus d'heures facturables. Les corvées ont diminué. L'activité, elle, a prospéré.
De la conversation au dossier client en quelques minutes
Le travail de Dave est désormais parfaitement rodé : l’appel se termine, il clique sur « Générer », le résumé apparaît, il le déplace dans le bon dossier de projet et télécharge une copie de travail dans son dossier client. Ainsi, au début de son prochain appel, le précédent est entièrement documenté.
« Ça fait partie de ma routine », dit-il avec une assurance usée. Ce n'est pas une étape qu'il se souvient de faire. C'est une étape qu'il remarquerait s'il l'oubliait.
Pour une organisation optimale, Dave classe ses conversations dans des dossiers. Chaque projet a son propre dossier contenant les enregistrements, les résumés et la documentation justifiant chaque décision prise. En gestion de patrimoine, chaque décision est soumise à une traçabilité complète : les points abordés, les recommandations formulées et leur pertinence pour la personne concernée à ce moment précis. « Le travail ne s’arrête pas à la simple validation », explique Dave. « Il y a tout un travail préparatoire. » Et Plaud génère ces documents en quelques minutes, et non en quelques heures.
Pour la gestion de ses tâches quotidiennes, Dave a créé un modèle personnalisé qui remplit une fonction précise : il classe ses notes dictées par ordre de priorité, attribue des estimations de temps et calcule le total des heures de travail pour la journée. « Je peux indiquer : “Nous avons rendez-vous avec un client aujourd’hui pour parler finances – une heure”, et le modèle place automatiquement cette information dans la colonne correspondante », explique-t-il. Le modèle lui fournit une liste de tâches catégorisées, le temps total par catégorie et une estimation quotidienne complète, qu’il importe ensuite dans un document Word pour l’imprimer – certaines choses sont tout simplement plus agréables avec un stylo et du papier, comme cocher une case sur une liste de tâches.
Pour les projets complexes de longue durée, Dave a conçu des GPT personnalisés, utilisant les données de Plaud comme matière première pour suivre l'état d'avancement et les prochaines étapes. Ces enregistrements servent de fil conducteur sur plusieurs semaines, voire plusieurs mois, de travail sur un dossier.
Sur le terrain : Un client de Dave, spécialisé en urbanisme, a rencontré un différend réglementaire avec un fonctionnaire. Dave a passé un simple coup de fil, l’a enregistré via Plaud, et a fourni à son client une transcription et un résumé en quelques minutes seulement. « Pouvoir obtenir instantanément une transcription et la transmettre pour protéger mes clients, c’était formidable », a-t-il déclaré. Plus besoin d’attendre de retourner à son bureau. Plus besoin de reconstituer la conversation de mémoire. Plus besoin de chercher une confirmation. L’appel lui-même est devenu le document officiel.
Écrire un livre de true crime avec Plaud
Et puis il y a le livre.
Dave est à mi-chemin de la rédaction d'un récit de faits divers, celui d'un meurtre qu'il a lui-même résolu – une affaire survenue dans les années 1960 à Scottsdale, ville où Dave a grandi. Une jeune mère, Marion Robinson, a disparu. Son corps a finalement été retrouvé dans un canal asséché. Tous les indices semblaient désigner une seule personne, mais aucune preuve tangible n'a été trouvée. L'affaire a fasciné la communauté, hanté les détectives, et est restée non résolue.
« Au final, ça ressemble beaucoup à un meurtre à la Hannibal Lecter », c'est ainsi qu'il a décrit le crime.
Des années plus tard, Dave a été impliqué dans l'affaire par le biais de son travail. Ce qui avait commencé comme une recherche s'est transformé en une entreprise bien plus prenante : une enquête approfondie sur des détails enfouis, dissimulés ou tout simplement oubliés. Les rapports de police originaux étaient manuscrits, vieux de plusieurs décennies et impossibles à numériser par les moyens conventionnels. Dave les a donc lus à voix haute dans Plaud, a créé un modèle personnalisé pour le rendu et a converti l'encre sur papier des années 1960 en un texte numérique structuré et consultable.
« J'ai essayé d'être aussi créatif que possible », a-t-il déclaré.
Nous n'avons pas créé Plaud spécifiquement pour la recherche sur les affaires non résolues. Mais nous l'avons conçu pour aider les utilisateurs à enregistrer, traiter et documenter le contexte réel, et à le transformer en données exploitables pour un travail basé sur la connaissance.
La liste des choses à faire qui s'écrit toute seule dans la voiture
La plupart des gens n'ont pas leurs meilleures idées lorsqu'ils sont assis à un bureau. C'est certainement le cas de Dave. Le matin, en voiture, il appuie sur le bouton « Enregistrer » et passe en revue sa journée : priorités, estimations de temps, personnes à appeler, points à suivre. Sept minutes suffisent, et tout est enregistré.
« Je récupère les notes de Plaud, je les importe dans Word, j'ajuste la mise en page et je les imprime », explique-t-il. D'une note vocale prise en voiture à une liste de tâches classées par catégorie et estimée dans le temps, chaque matin avant son premier appel.
« C’est comme ça que fonctionne mon esprit », dit-il. « Il vagabonde dans tous les sens. » Plaud ne lui demande pas de ralentir ni de penser de façon linéaire. Il saisit sa façon de penser telle qu’elle est et la lui restitue sous une forme exploitable.
Temps et espace mental : le simple retour sur investissement
Lorsqu'on lui a demandé ce que Plaud avait réellement changé pour lui, Dave n'a pas hésité : « C'est du temps gagné. C'est un soulagement mental. Et c'est vraiment devenu mon assistant IA. »
Pour quelqu'un qui gère deux entreprises en contact direct avec la clientèle, le calcul est simple. Chaque minute que Plaud gagne sur la documentation est une minute qu'il peut consacrer à des tâches facturables. Chaque appel qu'il n'a pas à reconstituer de mémoire, c'est un client servi plus rapidement.
« Voici mon assistante administrative », dit-il. « C’est elle qui prend mes notes, me donne ma liste de choses à faire, mes tâches et s’occupe de tout. »
La plupart du temps, le Plaud Note Pro de Dave est fixé au dos de son téléphone, toujours prêt à l'emploi. Lorsque la situation exige plus de discrétion ou le mode mains libres, il accroche le NotePin à son revers et le laisse fonctionner. Il conserve un agenda papier et note tout à la main, mais les tâches fastidieuses qui lui prenaient des heures ne lui prennent plus que quelques minutes. Et son entreprise continue de fonctionner comme il l'a bâtie : de manière indépendante, efficace et selon ses propres conditions.
Pour en savoir plus sur le travail de Dave, consultez w3planning.org et suivez la parution de son prochain livre sur les affaires criminelles à boundbysecrets.com .
